○電子情報等の利用に係る公文書事務の特例を定める規程
平成18年4月1日
神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第7号
電子情報等の利用に係る公文書事務の特例を定める規程を次のように定める。
電子情報等の利用に係る公文書事務の特例を定める規程
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書管理規程(平成15年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第9号)に定めるもののほか、神奈川県内広域水道企業団が所管する電子情報等を用いた公文書事務に関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律(平成14年法律第151号)、公文書管理規程及び電子署名規程(平成18年神奈川県内広域水道企業団企業管理規程第8号)において使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 電子情報等 電子情報及び電子文書をいう。
(2) 電子入札オンライン化システム 情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律の規定により、申請等を情報通信の技術を利用する方法により行うための情報システムのうち、デジタル推進課長が別に指定した情報システムをいう。
(3) 電子文書交換システム 総合行政ネットワーク(地方公共団体を相互に接続するネットワークであって、国の各省各庁を相互に接続するネットワークとも接続するものをいう。)において、電子署名その他の措置を行って電子文書を送受信するための情報システムをいう。
(4) 電子メールアカウント 電子メールの利用者を特定するために用いるコードをいう。
(平19企管規程6・令2企管規程1・令4企管規程4・一部改正)
(電子入札オンライン化システムによる電子情報等の到達確認)
第3条 主任者は、電子入札オンライン化システムによる電子情報等の到達の有無を定期的に確認しなければならない。
(電子入札オンライン化システムによる電子情報等の収受)
第4条 電子入札オンライン化システムにより到達した電子情報等は、主任者が速やかに、当該電子情報等の内容を確認するとともに、当該電子情報等に電子署名が行われている場合には、当該電子署名の正当性を確認した上で、当該電子入札オンライン化システムにより収受の手続をとるものとする。
2 前項の規定により収受した電子情報等は、当該収受の手続を行った電子入札オンライン化システムにより一の申請等ごとに番号を付して管理しなければならない。この場合において、主任者は、当該電子入札オンライン化システムにおいて重複付番が発生しないようにしなければならない。
3 収受した電子情報等は、次の各号に掲げる要件のいずれにも該当する状態において保管しなければならない。
(1) 電子情報等について、保存期間が満了するまでの間、収受の時と同じ状態を保つことができ、かつ、改ざんを防止できること。
(2) 電子情報等への不正なアクセスを防止することができ、かつ、電子情報等に関する情報が漏えいしないこと。
(3) 電子情報等の内容を、必要に応じて電子計算機その他の機器を用いて表示し、及び確認ができること。
4 前3項の規定に関わらず、電子入札オンライン化システムにより到達した電子文書を用紙に出力し、当該出力した文書を原本として取り扱う場合は、主任者が速やかに、当該電子文書の内容を確認するとともに、当該電子文書に電子署名が行われているときにあっては当該電子署名の正当性を確認した上で、直ちに用紙に出力し、当該出力した文書に到達年月日(到達の時刻がその行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に関係のある場合にあっては、到達年月日及び到達時刻とする。以下この項において同じ。)及び当該電子署名の正当性の確認を行った職員の氏名を記載し、当該電子文書に電子署名が行われていないときにあっては主任者が直ちに用紙に出力し、当該出力した文書に到達年月日及び当該電子文書を出力した職員の氏名を記載するほか、それぞれ公文書管理規程第10条の規定に準じた手続をとるものとする。
(電子入札オンライン化システムにより行われた申請等に対する通知等)
第6条 電子入札オンライン化システムにより行われた申請等に対する通知等は、当該電子入札オンライン化システムにより行うことができる。
2 前項の規定により通知等を行う場合で、当該通知等が処分通知等に該当するときは、主任者は、施行する電子情報等及び当該電子情報等の原議を電子署名主任又は電子署名補助員に提出し、その審査を受け、電子署名を受けなければならない。
3 電子署名主任及び電子署名補助員は、前項の規定により審査した結果、適当であると認めたときは、当該電子文書に自ら電子署名を行い、原議の公印欄に、電子署名を行った年月日を記入するとともに、記名又は押印をしなければならない。
(電子入札オンライン化システムにより保管する電子情報等の引渡し)
第8条 第4条第3項の規定により主務課長が保管する電子情報等の保存期間が満了した場合の総務課長への引渡しの方法等については、電子入札オンライン化システムを所管する課長と総務課長との協議により定められたところによるものとする。
(平19企管規程6・一部改正)
(電子文書交換システムによる電子文書の受領及び収受)
第9条 所属用電子メールアカウントあてに電子文書交換システムによる電子文書の到達が通知された場合にあっては文書事務員が、業務用電子メールアカウントあてに電子文書交換システムによる電子文書の到達が通知された場合にあっては主任者が速やかに、電子文書交換システムにより、当該電子文書の内容を確認するとともに、当該電子文書に電子署名が行われている場合には、当該電子署名の正当性を確認した上で受領の手続をとるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、電子文書(電子署名が行われているものに限る。)の内容が他の所属の所管する事務に係るものであることを確認した場合、電子文書の内容の確認ができない場合又は電子文書に行われている電子署名の正当性の確認ができない場合にあっては、理由を記載した上で、当該電子文書を送信した者に対し、電子文書交換システムによる受領の手続を行わない旨を通知するものとする。
3 第1項の規定により受領した電子文書は、文書事務員(業務用電子メールアカウントあてに電子文書交換システムによる電子文書の到達が通知された場合にあっては、主任者)が、直ちに用紙に出力し、当該電子文書に電子署名が行われている場合には、当該出力した文書に当該電子署名の確認を行った職員の氏名を記載するとともに、公文書管理規程第10条の規定に準じた手続をとるものとする。
4 前項の規定により収受した文書は、自らが主任者として処理すべきものを除き、速やかに主任者に配布しなければならない。
(電子文書交換システムによる電子文書の施行)
第10条 県の機関、国の機関又は他の地方公共団体若しくはその機関に対して電子文書を施行する場合は、電子文書交換システムによることができる。
2 前項の規定により電子文書を施行する場合は、主任者は、当該施行する電子文書及び当該電子文書の原議を電子署名主任又は電子署名補助員に提出し、その審査を受け、電子署名を受けなければならない。
3 電子署名主任及び電子署名補助員は、前項の規定により審査した結果、適当であると認めたときは、当該電子文書に自ら電子署名を行い、原議の公印欄に、電子署名を行った年月日を記入するとともに、記名又は押印をしなければならない。
4 第2項の規定にかかわらず、軽易な電子文書については、電子署名を省略することができる。
(実施規定)
第11条 この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。
(平19企管規程6・一部改正)
附則
この規程は、公表の日から施行する。
附則(平成19年企管規程第6号)抄
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(令和2年企管規程第1号)
この規程は、令和2年3月3日から施行する。
附則(令和4年企管規程第4号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。